财务数据测试如何进行？

■王伟　宋峻

　　今年，电力系统各单位正在接受国家审计署的审计，在接触审计时，审计人员往往会要求企业财务人员下载财务数据，笔者就电力系统正广泛使用远光财务软件，介绍审计人员下载财务数据的测试方法，供大家交流参考。
　　远光财务软件２．０版是建立在ＳＱＬ  Ｓｅｒｖｅｒ  ２０００基础上的。由于ＳＱＬ  Ｓｅｒｖｅｒ  ２０００支持ＯＤＢＣ数据互联，因此下载数据相对简单。通常的做法有两种，一种是获取数据源和目的源具有查询权限的用户身份后，通过网络联接，利用ＳＱＬ  Ｓｅｒｖｅｒ的导入导出数据工具，以上述用户身份将所需数据从数据源导入到目的源；另外一种是将数据源的数据利用ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ的备份功能进行完全备份（必须是完全备份），然后在目的源建立一个数据库，使用ＳＱＬ  Ｓｅｒｖｅｒ的还原功能将数据源的备份结果还原到这个新建的数据库中（选择“还原从设备”，在“选择设备时”将路径指向保存备份结果的文件夹）。
　　在远光新纪元２．０中，会计数据是按年份分数据库保存，如２００２年的财务数据就会保存在名为“ＺＷ２００２”的数据库中。打开名为“ＺＷ####”的数据库并选择表文件，可以看到很多的表，其中最有价值的是科目表和凭证表，科目表是ＡＣＣＨＡＲＴ，凭证表是ＶＯＵＣＨＥＲ。
　　ＡＣＣＨＡＲＴ表存储的是所有的会计科目，其中ＡＣＣ＿ＡＣＣＯＤＥ字段是科目代码，ＡＣＣ＿ＡＣＮＡＭＥ是科目名称，ＡＣＣ＿ＡＣＰＡＴＨ类似于科目全称，ＡＣＣ＿ＢＥＧＢＡＬ为期初余额。
　　ＶＯＵＣＨＥＲ表存储的是当年的所有凭证，其中对数据分析有所帮助的是一下几个字段，分别是：
　　１．ＶＯＵ＿ＶＯＵＣＨＮＯ字段，该字段数据有８位，第１位是凭证类型，第２至３位是凭证的月份，第４至８位是凭证编号。
　　２．ＶＯＵ＿ＶＯＵＣＨＤＡＴＥ字段，记录的是凭证的日期。
　　３．ＶＯＵ＿ＥＸＰ字段，记录的是凭证摘要。
　　４．ＶＯＵ＿ＡＣＣＯＤＥ字段，记录的是凭证分录对应的科目代码。
　　５．ＶＯＵ＿ＣＲＤＲ字段，记录会计分录的对应借贷方向，１是借，２是贷。
　　６．ＶＯＵ＿ＡＭＴ字段，记录的是凭证金额。
　　按照记账原则以及财务软件通常的设计原理，会计数据的形成是离不开凭证的。因此，审计人员就可以从凭证表开始对财务数据的测试工作。

　　凭证缺断号的测试

　　通常审计人员在利用电子数据进行审计分析时，首先要保证电子数据的完整性。由于会计实务要求凭证的编号必须连续，因此在财务软件中通常对凭证编号采用类似于自动编号性质的数据类型进行记录，可以利用这个特点对获取的电子数据完整性进行检查。
　　如前所述，远光２．０凭证表中ＶＯＵ＿ＶＯＵＣＨＮＯ字段记录的是凭证的类型及编号，因此，通过编写ＳＱＬ语言如下：
　　Ｓｅｌｅｃｔ　ｌｅｆｔ（ｖｏｕ＿ｖｏｕｃｈｎｏ，１）ａｓ凭证类型，ｌｅｆｔ（ｒｉｇｈｔ（ｖｏｕ＿ｖｏｕｃｈｎｏ，７），２）ａｓ月份，ｃｏｕｎｔ（ｄｉｓｔｉｎｃｔ（ｖｏｕ＿ｖｏｕｃｈｎｏ））ａｓ数量ｆｒｏｍｖｏｕｃｈｅｒ
　　ｇｒｏｕｐ　ｂｙ　ｌｅｆｔ（ｖｏｕ＿ｖｏｕｃｈｎｏ，１），ｌｅｆｔ（ｒｉｇｈｔ（ｖｏｕ＿ｖｏｕｃｈｎｏ，７），２）
　　该语句执行之后会出现以下所显示的结果，在查询结果中，类型指的是凭证的分类，如收、付、转，各个单位不同，代码也不同，具体分类可以查看凭证类型表（Ｖｏｕｃｈｔｙｐｅ），数量是指当月该类型凭证的总数，正常情况下当月纸质凭证的最大编号应与对应类型当月凭证数量在数值上相等，如类型‘０’为收款凭证，则１月纸质资料的收款凭证的最大编号应为８１号，如不符则可能存在有未记账的凭证或凭证被删除的情况。

　　汇总凭证数据　并与纸质资料的测试比较

　　（一）对明细科目进行分析、核对。
　　以下ＳＱＬ语句的作用是按照最末端科目分组汇总，汇总的范围是本年有发生额的科目，但首先要认定当年无发生额的会计科目不纳入汇总范围是不影响对当年情况的审计分析。
　　ｓｅｌｅｃｔ　ｖｏｕ＿ａｃｃｏｄｅ科目，ａｃｃｈａｒｔ．ａｃｃ＿ａｃｐａｔｈ科目名称。
　　借贷方＝ｃａｓｅ　ｖｏｕ＿ｃｒｄｒｗｈｅｎ‘１’ｔｈｅｎ‘借’ｅｌｓｅ‘贷’ｅｎｄ，ｓｕｍ（ｖｏｕ＿ａｍｔ）合计ｆｒｏｍ　ｖｏｕｃｈｅｒｊｏｉｎａｃｃｈａｒｔ　ｏｎ　ｖｏｕ＿ａｃｃｏｄｅ＝ａｃｃ＿ａｃｃｏｄｅ（外联接）ｇｒｏｕｐ　ｂｙ　ｖｏｕ＿ａｃｃｏｄｅ，ｖｏｕ＿ｃｒｄｒ，ａｃｃ＿ａｃｐａｔｈ　ｏｒｄｅｒ　ｂｙ　ｖｏｕ＿ａｃｃｏｄｅ，ｖｏｕ＿ｃｒｄｒ
　　该段语句的作用是将当年所有已记账的凭证按照科目代码、借贷方进行汇总，同时利用外联接将凭证表和科目表联系起来以显示科目名称，便于审计人员查阅。运行结果如下图，审计人员可以将此结果同被审单位纸质账簿进行比较，从而对其纸质账簿的真实性进行判断。
　　（二）对总账科目进行汇总分析。
　　在分析末端科目的基础上，审计人员可以得到总账科目的数据，进而对其会计报表进行分析核对。
　　ｓｅｌｅｃｔ　ｌｅｆｔ（ｖｏｕ＿ａｃｃｏｄｅ，３）科目，ａｃｃ＿ａｃｐａｔｈ科目名称。
　　借贷方＝ｃａｓｅｖｏｕ＿ｃｒｄｒ　ｗｈｅｎ‘１’ｔｈｅｎ‘借’ｅｌｓｅ‘贷’ｅｎｄ，ｓｕｍ（ｖｏｕ＿ａｍｔ）合计ｆｒｏｍ　ｖｏｕｃｈｅｒ
　ｊｏｉｎａｃｃｈａｒｔ　ｏｎ　ｌｅｆｔ（ｖｏｕ＿ａｃｃｏｄｅ，３）＝ａｃｃ＿ａｃｃｏｄｅ
　　ｇｒｏｕｐ　ｂｙ　ｌｅｆｔ（ｖｏｕ＿ａｃｃｏｄｅ，３），ｖｏｕ＿ｃｒｄｒ，ａｃｃ＿ａｃｐａｔｈ　ｏｒｄｅｒ　ｂｙ科目，借贷方ｄｅｓｃ
　　该段语句的实际是利用总账科目长度为３的原理对凭证数据进行分类汇总，加入外联接的作用同分析明细账时是一样的，结果出来后就可以将其与纸质的总账进行核对，进而对其报表数据真实性进行分析。
　　到这里，实际上初步完成了对当年电子财务数据完整性的实质性测试。
　　远光２．０版本下的数据库结构由于遵循了电算化系统下对数据库结构的基本要求，因而对于下载、分析是十分有利的。在获得原始数据之后，不仅可以利用微软的ＳＱＬ工具，也可以使用Ａｃｃｅｓｓ、Ｅｘｃｅｌ等较易掌握的软件进行分析，有利于方便财务人员和审计人员的应用。（作者单位：审计署武汉特派办）