1、引言

企业数字档案馆是知识经济时代基础信息资源不可替代的组成部分。在知识经济时代，知识产生的收益在社会总产值中所占比重很大，而知识经济的运作条件就是计算机网络支持的基础信息资源，数字化档案所提供的信息极其丰富、重要，而其中的档案信息更是不可代替。

数字化档案信息支持企业决策、管理等。决策的及时正确、管理措施的得当，要靠信息的完整、可靠和快速的综合分析能力来保证，数字化档案恰好能在一定程度上满足这些要求。特别是企业数字化档案馆与企业办公自动化系统有着密不可分的联系，所以对于支持决策有着天然的优势，可以发挥更为重要的作用。

 2．电子档案系统实施背景及实施后取得效果

宝二公司原来全为纸质档案，档案管理人员在进行档案的检索、查阅时需翻阅大量资料，查阅完后还应进行重新归档，工效较低；而对纸质档案进行数字化后，文书等整理好的材料通过OA等系统传送到指定地点后只需通知档案管理人员进行归档即可，需查阅时只需按照关键字进行检索，在出现疑问时（极个别情况）才需要查阅原始纸质档案，从而大大提高工作效率，节省大量的人力物力。

经多次现场考察及到兄弟单位学习，宝二公司最终采用了清华紫光软件公司的TH-AMS 电子档案管理系统。投运半年来，已将我公司科技档案及文书档案的一部分图纸及文件导入管理系统中，并已被应用到实际工作中，收到了事半功倍的效果。随着时间的推移及使用人员对软件的进一步熟悉，会极大程度提高档案查阅、周转及利用率，使其起到帮助企业员工了解企业发展变革的历程，树立企业员工的荣誉感和归属感.。有效为企业领导提供历史财务数据、使其更好地把握企业发展的趋势和命脉，充分发挥档案的优势。

3 现阶段管理模式相比于原来管理模式存在优势

（1）、充分保护珍贵的档案资料

纸质的档案会经常被人借阅，在借阅的过程中，很可能由于人为疏忽和突发事件导致珍贵文档被损坏，通过现代化的数字化手段，能够有效地保护珍贵的档案资料。

（2）、优化工作流程、提高工作效率

借助宝二公司已有的办公网络，采用先进的档案管理系统，能够帮助公司优化档案工作的工作流程，大幅度的提高档案相关的工作效率。

a 简化借阅方式

档案的保管目的就是为了将来更好的利用，而档案的借阅是档案利用的一种主要方式，档案保管部门其中大量的工作时间用于帮助借阅人员查询、登记以及归还档案等方面，使档案人员陷入繁琐而且无效的工作之中；另外，借阅人员通常要通过预约、登记、归还等多道手续，至少要去档案部门两次，才能完成整个借阅。

        原来的档案借阅模式：

在这个典型的借阅过程中，借阅人要有1次电话联络，2次到档案室，而档案管理员要2次去库房，做一次登记，这些无论在人力、物力、时间上都有诸多的浪费。

档案管理系统优化后借阅模式：

在这个优化后的电子档案系统，能够让借阅人和档案管理员足不出户的完成档案的借阅。档案管理员只要为长期的终端借阅人设置权限，为临时用户进行临时赋权，借阅人便可以通过网络完成电子档案的借阅。